Prozessdokumentation

Der Entwicklungsstand des öffentlichen Sektors in Bezug auf Prozessmanagement ist erst in der Anfangsphase, wie die Studie progress 2011 des deutschen Städte- und Gemeindebundes zeigt. Schwachstellen sind besonders häufig in den Bereichen „Dokumentation und Standardisierung“, „Prozessoptimierung“ sowie „Methoden & Werkzeuge“ zu finden. Auch unsere Erfahrung zeigt, dass fast die Hälfte der Verwaltungen noch nie einen ihre Prozesse beschrieben haben und die meisten andern nur punktuell.

Jedoch gerade in Anbetracht der immer knapper werdenden Personalressourcen kann die Dokumentation von Prozessen für essenzielle Optimierungen und organisationsweiter Transparenz genutzt werden. Allerdings hält sich das Vorurteil dass die Dokumentation von Prozesse zeitaufwendig, komplex, abstrakt und nicht praxisnah ist. Auch wir greifen daher immer häufiger auf einige Softwarelösungen zurück, die es ermöglichen Prozesse auf einfache und intuitive Weise zu dokumentieren. Mitarbeiter werden dadurch in die Lage versetzt, relativ ressourcenschonend, abteilungsübergreifend und kollaborativ Prozesse zu modellieren und zu optimieren, was uns die Arbeit beim Kunden erheblich erleichtert.